Introducción

Esta categoría describe el workflow de las FACTURAS DE COMPRA, la configuración general del workflow se puede consultar en Configuración del workflow de comprobantes.

El workflow de facturas de compra tiene 3 pasos:

• 01-APROBACION Aprobación (funciona por asignación a un usuario específico).
• 05-APROBACION LOTE Aprobación lote por mail.
• 10-AVISO DE PAGO Aprobación para emitir aviso de pago.

Al menú del workflow de FACTURAS DE COMPRA se accede a través del explorador (a izquierda) como se ve en la imagen 'Menú de workflow facturas de compra.'.

 - Los proveedores que tienen asociada la etiqueta wflAPROBACION_EXCLUYE_FC (junto a la subetiqueta EXCLUYE) descripta en PROVEEDORES/ETIQUETAS están excluidos del workflow y sus facturas se aprueban directamente.

Paso 01-APROBACION, Aprobación

Es el primer paso del workflow. En éste un usuario autorizado, en conocimiento de la factura u operación, autoriza el paso. Los comprobantes son asignados a cada usuario (en conocimiento de la factura u operación) para que la autoricen. La asignación puede hacerse directamente en la aplicación al grabar el comprobante, o puede hacerse en la pantalla FC pendientes de asignación (FCCAB_PENDIENTES_ASIGNACION_Consulta) descripta más abajo.

Al registrar una factura veremos una pantalla similar a la de la imagen Asignar desde el sistema que muestra los usuarios autorizados a aprobar el primer paso del workflow (en un caso real la lista de usuarios será más amplia). Tenemos la posibilidad de asignar (observar la columna Operacion) en cuyo caso el usuario al que asignamos deberá oportunamente aprobar (o rechazar) el comprobante, o podemos directamente dar por aprobado el comprobante si es que ya contamos con la documentación que respalda esa aprobación.

Para que un usuario pueda asignar a otros debe estar en la tabla WORKFLOW/ASIGNACION de la familia FC (en este caso).

Para que un usuario pueda aprobar facturas de este paso debe estar agregado a la tabla WORKFLOW/FIRMAS de la familia FC paso 01-APROBACION.

Este es el único paso que comienza con una asignación, los pasos posteriores comienzan cuando se ha aprobado el paso anterior.

Consultas Asignación

Si la factura no fue asignada a través del sistema, la consulta FC pendientes de asignación (FCCAB_PENDIENTES_ASIGNACION_Consulta), permite hacerlo. Esta pantalla muestra las facturas pendientes de asignación (solo lo hace a quienes estén habilitados a asignar). Una vez asignada, la factura desaparece de esta pantalla.

Consultas Aprobación

• La consulta FC pendientes aprobación 01-APROBACION, general (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_FC_Consulta) muestra los comprobantes que se encuentran sin aprobar en este primer paso del workflow. No tienen opciones de aprobación ya que son de consulta general.
• La consulta FC pendientes aprobación 01-APROBACION, usuario (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_FC_USUARIO_Consulta) muestra los comprobantes que el usuario logueado al sistema puede aprobar. Tiene opciones para aprobar o rechazar comprobantes, o para reasignarlos a otros usuarios con los mismos permisos de aprobación.

Paso 05-APROBACION LOTE, Aprobación lote por mail

Es el segundo paso del workflow, en éste un usuario autorizado puede marcar comprobantes para ser enviados a FAC con una solicitud de aprobación. El procedimiento es:

• Se marcan comprobantes para ser enviado a FAC.
• Se 'envían', aunque en realidad lo que se envía es un mail solicitando a FAC que autorice los comprobantes pendientes.
• FAC puede abrir la aplicación de aprobaciones en su móvil o en la computadora y aprobar algunos o todos los comprobantes que tiene pendientes.
• La aprobación de FAC en la aplicación impacta de inmediato en el sistema.

Además, los usuarios habilitados pueden aprobar comprobantes que no cumplen los requisitos necesarios para ser enviados a FAC. La aprobación en este paso hace que el comprobante pase al último paso de aprobación.

Manejo de los lotes

Para manejar los lotes se usan dos tablas:

• La tabla Workflow, comprobantes por mail (wflMAIL_COMPROBANTES) lleva registro de los comprobantes pendientes de envío o asociados a un lote.
• La tabla Workflow, envíos de mail aprobación lotes (wflMAIL) lleva registro de las solicitudes a FAC para que apruebe los comprobantes pendientes.

Los comprobantes se agregan a un lote insertándolos en la tabla wflMAIL_COMPROBANTES dejando el campo FEMAIL en blanco.

Cuando 'enviamos el lote' insertamos un registro en la tabla wflMAIL y a través de un trigger 'marca' con su propio código todos los comprobantes que aún no están asociados a ningún lote y envía el mail a FAC solicitando la aprobación de los comprobantes pendientes.

Aunque esta rutina asocia comprobantes a cada lote, cuando FAC abre la aplicación de aprobaciones accede a todos los comprobantes pendientes de su aprobación, sin importar el lote al que están asociados.

Consultas Aprobación

• La consulta FC pendientes aprobación lote por mail (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_LOTE_Consulta) muestra todos lso comprobantes que se encuentran en este paso sin aprobación.
• La consulta FC pendientes aprobación lote por mail, usuario (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_LOTE_USUARIO_Consulta) muestra los comprobantes que el usuario logueado al sistema puede marcar para enviar a FAC.

Paso 10-AVISO DE PAGO Aprobación para emitir aviso de pago

Este es el último paso de workflow para las facturas de compra. Una vez aprobado este paso, las facturas quedan listas para ser incluídas en una orden de pago.

Consultas Aprobación

• La consulta FC pendientes aprobación aviso pago, general (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_VP_Consulta) muestra las facturas que están pendientes de aprobación en este paso. No tiene opciones de aprobación ya que es una consulta general.
• La consulta FC pendientes aprobación aviso pago, usuario (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_VP_USUARIO_Consulta) muestra las facturas pendientes de aprobación, que el usuario logueado al sistema puede aprobar. La consulta tiene opciones para aprobar las facturas.

Consultas aprobación general

Finalmente se agregan estas consultas generales disponibles para todos los usuarios que acceden al workflow, tengan o no permisos de aprobación en cualquiera de sus pasos.

• FC pendientes aprobación general (FCCAB_PENDIENTES_APROBACION_Consulta)
• FC aprobados por rango de fechas (FCCAB_APROBADOS_Consulta)
• FC aprobados por rango de fechas y cuenta (FCCAB_APROBADOS_CUENTA_Consulta)
• FC aprobados por OP (FCCAB_APROBADOS_POROP_Consulta)